Η αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού στο iSend είναι ένας αυτοματισμός τύπου «Ραντεβού», που διαβάζει το πεδίο ημερομηνίας και ώρας κάθε επαφής και στέλνει SMS σε χρόνο που ορίζετε πριν το ραντεβού, από 15 λεπτά έως 2 ημέρες. Το μήνυμα μπορεί να περιέχει προσωπικό σύνδεσμο με τον οποίο ο πελάτης επιβεβαιώνει ή ακυρώνει. Τα ραντεβού φτάνουν στην πλατφόρμα με τρεις τρόπους: καταχώρηση στην επαφή, εισαγωγή από αρχείο, ή συγχρονισμός με το Google Calendar.
Τι χρειάζεται πριν ξεκινήσετε
- Μία ομάδα επαφών για τους πελάτες με ραντεβού, π.χ. «Ασθενείς» ή «Πελάτες κομμωτηρίου».
- Ένα πεδίο ημερομηνίας και ώρας στην ομάδα, π.χ. «Ραντεβού». Το προσθέτετε από τις ρυθμίσεις πεδίων της ομάδας. Σε αυτό γράφεται το επόμενο ραντεβού κάθε επαφής.
- Ένα ενεργό Sender ID, ώστε ο πελάτης να δει το όνομα του ιατρείου ή του καταστήματος.
Πώς στήνετε τον αυτοματισμό
- Στο μενού Αυτοματισμοί πατήστε Νέος αυτοματισμός και επιλέξτε τύπο Ραντεβού.
- Δώστε όνομα, π.χ. «Υπενθύμιση μία μέρα πριν».
- Επιλέξτε την ομάδα επαφών και το πεδίο ημερομηνίας και ώρας του ραντεβού.
- Ορίστε τη χρονική απόκλιση: πόσο πριν το ραντεβού φεύγει το μήνυμα. Οι επιλογές ξεκινούν από 15 λεπτά και φτάνουν τις 2 ημέρες. Η πιο συνηθισμένη ρύθμιση είναι 1 ημέρα πριν.
- Γράψτε το μήνυμα. Οι ετικέτες προσωποποίησης δουλεύουν, και η ετικέτα
{APPOINTMENT_LINK}βάζει τον σύνδεσμο επιβεβαίωσης. - Ελέγξτε τη ζώνη ώρας, Ευρώπη/Αθήνα, και αποθηκεύστε. Ο αυτοματισμός ενεργοποιείται αμέσως και ελέγχει συνεχώς ποια ραντεβού πλησιάζουν.
Για δύο υπενθυμίσεις, π.χ. μία ημέρα πριν και δύο ώρες πριν, φτιάχνετε δύο αυτοματισμούς στην ίδια ομάδα με διαφορετική απόκλιση.
Παράδειγμα μηνύματος
{FIRST_NAME_VOC}, σας υπενθυμίζουμε το ραντεβού σας αύριο στις 11:30 στο Ιατρείο Παπαδόπουλου. Επιβεβαίωση ή ακύρωση: {APPOINTMENT_LINK}
Το μήνυμα φεύγει σε κεφαλαία χωρίς τόνους και χωρίς τη γραμμή STOP, γιατί είναι υπενθύμιση που ζήτησε ο ίδιος ο πελάτης, όχι διαφήμιση. Κρατήστε το κάτω από 155 χαρακτήρες μαζί με τον σύνδεσμο, όπως εξηγεί το άρθρο για τους χαρακτήρες ανά SMS.
Ο σύνδεσμος επιβεβαίωσης
Όταν ο πελάτης πατήσει τον σύνδεσμο, βλέπει μια σελίδα με δύο κουμπιά, Επιβεβαίωση και Ακύρωση. Η απάντησή του καταγράφεται στην πλατφόρμα, ώστε να βλέπετε ποιοι επιβεβαίωσαν και ποιοι ακύρωσαν. Ο σύνδεσμος είναι προσωπικός για κάθε ραντεβού και δεν χρειάζεται σύνδεση ή κωδικό.
Πώς μπαίνουν τα ραντεβού στην πλατφόρμα
Με το χέρι. Ανοίγετε την επαφή και συμπληρώνετε το πεδίο του ραντεβού. Κατάλληλο για λίγα ραντεβού την ημέρα.
Από αρχείο. Η εισαγωγή από CSV ενημερώνει τις υπάρχουσες επαφές, οπότε ένα αρχείο με τηλέφωνο και ημερομηνία ραντεβού, που εξάγετε από το πρόγραμμά σας κάθε πρωί, αρκεί για να γεμίσει το πεδίο.
Από το Google Calendar. Στο μενού Ενσωματώσεις, επιλογή Google, συνδέετε τον λογαριασμό σας, επιλέγετε ημερολόγιο, ομάδα επαφών και το πεδίο ραντεβού, βλέπετε προεπισκόπηση των επόμενων γεγονότων και πατάτε Συγχρονισμός. Κάθε γεγονός αντιστοιχίζεται με επαφή της ομάδας. Γεγονότα χωρίς αντίστοιχη επαφή παραλείπονται, και η πλατφόρμα δείχνει πόσα προστέθηκαν, πόσα ενημερώθηκαν και πόσα παραλείφθηκαν.
Μετά το ραντεβού
Στις ρυθμίσεις του λογαριασμού υπάρχει η επιλογή Αίτημα για κριτική Google μετά από ραντεβού. Λίγες ώρες μετά από κάθε ολοκληρωμένο ραντεβού, ο πελάτης λαμβάνει SMS που τον προσκαλεί να αφήσει κριτική, με τον σύνδεσμο του Google προφίλ σας. Το κείμενο το ορίζετε εσείς. Χρεώνεται ως κανονικό SMS.
Λήξεις αντί για ραντεβού
Για ΚΤΕΟ, ασφάλειες και service, που επαναλαμβάνονται κάθε χρόνο, υπάρχει το ξεχωριστό μενού Λήξεις. Καταχωρείτε τηλέφωνο, όνομα, πινακίδα ή αναφορά, είδος και ημερομηνία λήξης, ή τα εισάγετε από CSV. Η υπενθύμιση φεύγει αυτόματα 14 ημέρες πριν από κάθε λήξη, καθημερινά στις 09:30. Μετά την ανανέωση πατάτε Ανανεώθηκε και η ημερομηνία μετατίθεται στο επόμενο έτος.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν αλλάξει η ώρα του ραντεβού;
Αλλάζετε το πεδίο στην επαφή, ή το αλλάζει ο συγχρονισμός με το ημερολόγιο. Ο αυτοματισμός διαβάζει την τρέχουσα τιμή τη στιγμή που ελέγχει, οπότε η υπενθύμιση φεύγει με βάση τη νέα ώρα. Αν η αλλαγή γίνει μετά την αποστολή της υπενθύμισης, στείλτε ένα μήνυμα με το χέρι από την επαφή.
Μπορεί ο πελάτης να απαντήσει στο SMS;
Με αλφαριθμητικό Sender ID όχι, γι' αυτό υπάρχει ο σύνδεσμος επιβεβαίωσης. Αν θέλετε απαντήσεις με SMS, χρειάζεστε εικονικό αριθμό ως αποστολέα.
Χρεώνεται η υπενθύμιση;
Ναι, όπως κάθε SMS, μία μονάδα ανά τμήμα μηνύματος. Ένα ιατρείο με 20 ραντεβού την ημέρα και μία υπενθύμιση ανά ραντεβού καταναλώνει περίπου 20 μονάδες την ημέρα. Τα πακέτα και οι τιμές βρίσκονται στον τιμοκατάλογο.