Η εισαγωγή επαφών στο iSend γίνεται με αρχείο CSV μέσα από μια ομάδα επαφών. Το αρχείο χρειάζεται μία στήλη με το τηλέφωνο σε διεθνή μορφή, δηλαδή με τον κωδικό χώρας 30 μπροστά, και προαιρετικά στήλες για όνομα, επώνυμο, email, εταιρεία και ημερομηνίες. Πριν ξεκινήσει η εισαγωγή δηλώνετε από πού έχετε τη συγκατάθεση των παραληπτών. Τα διπλά νούμερα ενώνονται, τα λάθος νούμερα παραλείπονται και όσοι έχουν ζητήσει διαγραφή δεν ξαναμπαίνουν στις λίστες σας.
Πώς ετοιμάζετε το αρχείο
Το Excel δεν ανεβαίνει απευθείας. Αποθηκεύστε το φύλλο ως CSV UTF-8 από το μενού Αρχείο, Αποθήκευση ως, ώστε τα ελληνικά ονόματα να διαβαστούν σωστά. Η πρώτη γραμμή του αρχείου είναι οι επικεφαλίδες των στηλών.
| Στήλη | Υποχρεωτική | Μορφή | Παράδειγμα |
|---|---|---|---|
| Τηλέφωνο | Ναι | Κωδικός χώρας και αριθμός, χωρίς + και χωρίς κενά | 306912345678 |
| Όνομα, Επώνυμο | Όχι | Κείμενο | Μαρία, Παπαδοπούλου |
| Όχι | Διεύθυνση email | maria@example.gr |
|
| Εταιρεία, Διεύθυνση | Όχι | Κείμενο | Καφέ Κήπος |
| Ημερομηνία γέννησης, Επέτειος | Όχι | Ημέρα/μήνας/έτος | 21/1/1990 ή 21-1-1990 |
| Φύλο, Προσφώνηση | Όχι | Κείμενο | Γυναίκα, Μαρία |
Για το τηλέφωνο, η πλατφόρμα αφαιρεί μόνη της τα κενά. Αριθμοί γραμμένοι ως 6912345678 χωρίς το 30 μπροστά απορρίπτονται ως μη έγκυροι, οπότε προσθέστε τον κωδικό χώρας σε όλη τη στήλη πριν την αποθήκευση. Στο Excel αυτό γίνεται με έναν τύπο όπως ="30"&A2, αφού πρώτα ορίσετε τη στήλη ως κείμενο για να μη χαθεί το αρχικό μηδέν.
Η στήλη Προσφώνηση είναι το όνομα στην κλητική, όπως «Μαρία» ή «Γιώργο», και είναι αυτή που χρησιμοποιείτε στην αρχή ενός μηνύματος.
Πώς τρέχει η εισαγωγή
- Ανοίξτε το μενού Επαφές και επιλέξτε την ομάδα στην οποία θα μπουν οι επαφές. Αν δεν υπάρχει, δημιουργήστε την πρώτα.
- Πατήστε Εισαγωγή και ανεβάστε το αρχείο CSV.
- Στην οθόνη αντιστοίχισης δηλώνετε ποια στήλη του αρχείου είναι το τηλέφωνο, ποια το όνομα και ούτω καθεξής. Στήλες με επικεφαλίδα ίδια με πεδίο της πλατφόρμας αντιστοιχίζονται αυτόματα. Το τηλέφωνο είναι το μόνο υποχρεωτικό πεδίο.
- Επιβεβαιώνετε ότι έχετε τη συγκατάθεση των παραληπτών και επιλέγετε την πηγή της: έντυπη συγκατάθεση, email, ηλεκτρονική φόρμα, προφορική επιβεβαίωση ή υπάρχων πελάτης. Χωρίς αυτή τη δήλωση η εισαγωγή δεν ξεκινά.
- Πατήστε Εισαγωγή. Η επεξεργασία γίνεται στο παρασκήνιο και μπορείτε να κλείσετε τη σελίδα.
Την πρόοδο και το αποτέλεσμα τα βλέπετε στην καρτέλα Ιστορικό εισαγωγών της ομάδας: πόσες γραμμές διαβάστηκαν, πόσες μπήκαν και πόσες παραλείφθηκαν, με αρχείο καταγραφής για κάθε γραμμή που απορρίφθηκε.
Τι γίνεται με τα διπλά, τα λάθος και τα διαγραμμένα νούμερα
- Διπλά μέσα στο αρχείο. Ο ίδιος αριθμός δύο φορές κρατιέται μία φορά.
- Αριθμοί που υπάρχουν ήδη στην ομάδα. Δεν δημιουργείται δεύτερη επαφή. Η υπάρχουσα ενημερώνεται με τα στοιχεία του αρχείου.
- Μη έγκυροι αριθμοί. Γραμμές με κενό ή λάθος τηλέφωνο παραλείπονται και καταγράφονται στο ιστορικό, ώστε να τις διορθώσετε και να τις ξαναανεβάσετε.
- Αριθμοί στη λίστα αποκλεισμού. Όποιος έχει ζητήσει διαγραφή από εσάς αφαιρείται από την εισαγωγή και μετρά στις παραλείψεις.
- Επαφές που είχαν διαγραφεί από άλλη ομάδα σας. Μπαίνουν στη νέα ομάδα ως διαγραμμένες, χωρίς συγκατάθεση, και δεν λαμβάνουν διαφημιστικά μηνύματα. Η επανεισαγωγή δεν ακυρώνει τη δήλωση STOP του παραλήπτη.
Εισαγωγή με επικόλληση
Για μικρές λίστες υπάρχει η επιλογή Επικόλληση κειμένου μέσα στην ομάδα. Επικολλάτε τους αριθμούς, έναν ανά γραμμή ή χωρισμένους με κόμμα, δηλώνετε τον διαχωριστή και την πηγή συγκατάθεσης, και οι επαφές μπαίνουν αμέσως. Ισχύουν οι ίδιοι κανόνες για τον κωδικό χώρας και τη λίστα αποκλεισμού.
Γιατί ζητάμε την πηγή της συγκατάθεσης
Η πηγή αποθηκεύεται σε κάθε επαφή μαζί με την ημερομηνία εισαγωγής. Αν ένας παραλήπτης ρωτήσει από πού έχετε τον αριθμό του, ή αν το ζητήσει η αρχή προστασίας δεδομένων, η απάντηση υπάρχει στην καρτέλα της επαφής. Λίστες από τρίτους, αγορασμένες ή συλλεγμένες χωρίς άδεια, δεν επιτρέπεται να εισαχθούν. Περισσότερα στη σελίδα για το GDPR.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να ανεβάσω απευθείας αρχείο Excel (.xlsx);
Η πλατφόρμα διαβάζει αρχεία CSV. Από το Excel επιλέγετε Αρχείο, Αποθήκευση ως, και τύπο «CSV UTF-8 (οριοθετημένο με κόμμα)». Το αρχείο κρατά τις στήλες και τα ελληνικά σας, και ανεβαίνει σε δευτερόλεπτα.
Οι αριθμοί μου είναι γραμμένοι ως 69… χωρίς το 30. Τι κάνω;
Προσθέστε το 30 μπροστά σε όλη τη στήλη πριν αποθηκεύσετε το CSV. Στο Excel, ορίστε μια νέα στήλη ως κείμενο και γράψτε τον τύπο ="30"&A2, όπου A2 το κελί με τον αριθμό. Αντιγράψτε τον τύπο προς τα κάτω και χρησιμοποιήστε τη νέα στήλη ως τηλέφωνο.
Πόσες επαφές μπορώ να εισάγω με μία φορά;
Η εισαγωγή γίνεται σε παρτίδες στο παρασκήνιο, οπότε και αρχεία με χιλιάδες γραμμές ολοκληρώνονται χωρίς να μείνετε στη σελίδα. Το όριο επαφών του λογαριασμού σας εξαρτάται από το πακέτο. Αν η εισαγωγή σταματήσει επειδή συμπληρώθηκε το όριο, το ιστορικό το αναφέρει.