Το Google Calendar είναι το δωρεάν ημερολόγιο της Google που ανοίγει στον υπολογιστή και στο κινητό, και είναι το ημερολόγιο που συγχρονίζει το iSend για τις αυτόματες υπενθυμίσεις ραντεβού. Για να δουλέψει σωστά χρειάζεστε έναν λογαριασμό Google, ένα ξεχωριστό ημερολόγιο μόνο για ραντεβού, και έναν κανόνα: σε κάθε γεγονός γράφετε το ονοματεπώνυμο του πελάτη όπως είναι στην επαφή ή το κινητό του. Με αυτά τα τρία, ο συγχρονισμός βρίσκει μόνος του κάθε ραντεβού και η υπενθύμιση φεύγει χωρίς να κάνετε τίποτα άλλο.
Βήμα 1: Ο λογαριασμός Google
Αν έχετε ήδη διεύθυνση Gmail, έχετε και Google Calendar. Ανοίγετε το calendar.google.com και συνδέεστε με τον ίδιο λογαριασμό. Αν δεν έχετε, δημιουργείτε δωρεάν λογαριασμό από το accounts.google.com. Αν η επιχείρηση έχει Google Workspace με δικά της email, το ημερολόγιο περιλαμβάνεται.
Διαλέξτε από την αρχή ποιος λογαριασμός θα είναι «το ημερολόγιο της επιχείρησης». Το iSend συνδέεται με έναν λογαριασμό Google ανά λογαριασμό iSend, οπότε είναι πιο καθαρό να μη χρησιμοποιήσετε το προσωπικό σας Gmail αλλά έναν λογαριασμό της επιχείρησης, π.χ. το info@ της εταιρείας ή έναν λογαριασμό Gmail με το όνομα του ιατρείου. Οι υπόλοιποι συνεργάτες παίρνουν πρόσβαση με κοινή χρήση, όπως περιγράφεται παρακάτω, χωρίς να μοιράζεστε τον κωδικό.
Βήμα 2: Ένα ξεχωριστό ημερολόγιο μόνο για ραντεβού
Κάθε λογαριασμός Google έχει ένα κύριο ημερολόγιο με το όνομά σας, αλλά εκεί μπαίνουν και προσωπικά γεγονότα, γενέθλια, εορτές και ό,τι άλλο. Φτιάξτε ένα δεύτερο ημερολόγιο μόνο για τα ραντεβού, ώστε ο συγχρονισμός να διαβάζει μόνο αυτό. Η δημιουργία γίνεται από υπολογιστή, όχι από την εφαρμογή κινητού:
- Στο calendar.google.com, στην αριστερή στήλη, δίπλα στο Άλλα ημερολόγια πατήστε το + (Προσθήκη άλλων ημερολογίων) και επιλέξτε Δημιουργία νέου ημερολογίου.
- Δώστε όνομα, π.χ. «Ραντεβού ιατρείου» ή «Ραντεβού κομμωτηρίου», και προαιρετικά περιγραφή.
- Ελέγξτε ότι η ζώνη ώρας είναι Αθήνα και πατήστε Δημιουργία ημερολογίου.
Το νέο ημερολόγιο εμφανίζεται στα Τα ημερολόγιά μου με δικό του χρώμα. Από εδώ και πέρα, όταν φτιάχνετε ραντεβού, διαλέγετε αυτό το ημερολόγιο. Στη σύνδεση με το iSend θα το δείτε στη λίστα ημερολογίων και θα το επιλέξετε ως πηγή.
Βήμα 3: Πώς γράφετε ένα ραντεβού ώστε να το βρει το iSend
Νέο ραντεβού φτιάχνετε πατώντας μια κενή ώρα στο ημερολόγιο ή το κουμπί Δημιουργία πάνω αριστερά. Αυτό που έχει σημασία για το iSend είναι ο τίτλος του γεγονότος. Ο συγχρονισμός ψάχνει, με αυτή τη σειρά, το email των προσκεκλημένων, ένα τηλέφωνο στον τίτλο ή την περιγραφή, και το ονοματεπώνυμο στον τίτλο. Αρκεί ένα από τα τρία:
| Τι γράφετε | Πού | Παράδειγμα |
|---|---|---|
| Κινητό του πελάτη | Στον τίτλο ή στην περιγραφή | «Καθαρισμός 6912345678» |
| Όνομα και επώνυμο, όπως στην επαφή | Στον τίτλο | «Μαρία Παπαδοπούλου, έλεγχος» |
| Email του πελάτη | Ως προσκεκλημένος | maria@example.com στο πεδίο Προσκεκλημένοι |
Ο πιο σίγουρος τρόπος είναι το κινητό, γιατί δεν εξαρτάται από ορθογραφία. Γράψτε το όπως θέλετε, με ή χωρίς κενά και παύλες, με ή χωρίς το 30 μπροστά. Με το όνομα, πρέπει να υπάρχουν και τα δύο, όνομα και επώνυμο, γραμμένα όπως στην επαφή του iSend, σε οποιαδήποτε σειρά. Κεφαλαία και πεζά δεν παίζουν ρόλο. «Μαρία Π.» ή σκέτο «Μαρία» δεν αρκεί. Ένας καλός συνδυασμός είναι τίτλος «Μαρία Παπαδοπούλου 6912345678», ώστε να διαβάζεται από εσάς και από το iSend.
Ο προσκεκλημένος δουλεύει μόνο αν το ίδιο email είναι γραμμένο στο πεδίο email της επαφής. Όταν προσθέτετε προσκεκλημένο, η Google ρωτά αν θέλετε να του στείλει πρόσκληση με email. Μπορείτε να απαντήσετε αρνητικά, η αντιστοίχιση στο iSend γίνεται ούτως ή άλλως.
Δύο ακόμη σημεία:
- Ώρα. Δώστε στο ραντεβού κανονική ώρα έναρξης. Αν το αφήσετε Ολοήμερο, το iSend το γράφει με ώρα 09:00 και η υπενθύμιση θα μετρήσει από εκεί.
- Ημερολόγιο. Στη φόρμα του γεγονότος, δίπλα στο εικονίδιο ημερολογίου, επιλέξτε το ημερολόγιο «Ραντεβού» και όχι το κύριο. Αν δημιουργείτε το γεγονός πατώντας πάνω στο ημερολόγιο, ελέγξτε ότι έχει το χρώμα του σωστού ημερολογίου πριν το αποθηκεύσετε.
Βήμα 4: Επαναλαμβανόμενα ραντεβού
Για πελάτη που έρχεται κάθε δεύτερη Τρίτη, φτιάχνετε ένα γεγονός και στο πεδίο επανάληψης, εκεί που γράφει Δεν επαναλαμβάνεται, ορίζετε τον ρυθμό. Το iSend διαβάζει κάθε επανάληψη ως ξεχωριστό ραντεβού. Στην επαφή, όμως, το πεδίο κρατά ένα ραντεβού, το τελευταίο μέσα στο παράθυρο των 30 ημερών που διάβασε ο συγχρονισμός. Για να λαμβάνει ο πελάτης υπενθύμιση για το επόμενο, και όχι για το μεθεπόμενο, συγχρονίζετε καθημερινά. Το άρθρο για τη σύνδεση εξηγεί τη λογική αναλυτικά.
Βήμα 5: Στο κινητό και στη γραμματεία
Κατεβάστε την εφαρμογή Google Calendar από το Google Play ή το App Store και συνδεθείτε με τον λογαριασμό της επιχείρησης. Στο κινητό μπορείτε να φτιάχνετε και να αλλάζετε ραντεβού με τον ίδιο κανόνα τίτλου. Μόνο η δημιουργία νέου ημερολογίου θέλει υπολογιστή.
Αν τα ραντεβού τα κλείνει γραμματεία ή συνεργάτης με δικό του λογαριασμό Google, μοιραστείτε μαζί του το ημερολόγιο αντί να του δώσετε τον κωδικό σας:
- Στον υπολογιστή, στο Τα ημερολόγιά μου, πατήστε τις τρεις τελείες δίπλα στο ημερολόγιο «Ραντεβού» και μετά Ρυθμίσεις και κοινή χρήση.
- Στην ενότητα Σε κοινή χρήση με πατήστε Προσθήκη ατόμων και ομάδων και γράψτε το email του συνεργάτη.
- Επιλέξτε άδεια Πραγματοποίηση αλλαγών και εμφάνιση λεπτομερειών συμβάντος, ώστε να μπορεί να προσθέτει και να μετακινεί ραντεβού, και πατήστε Αποστολή.
Ισχύει και το αντίστροφο: αν το ημερολόγιο ανήκει στη γραμματεία και το έχει μοιραστεί μαζί σας, εμφανίζεται στη λίστα ημερολογίων που βλέπει το iSend και μπορείτε να το επιλέξετε για συγχρονισμό. Αρκεί να φαίνεται στην αριστερή στήλη του δικού σας Google Calendar.
Αλλαγές και ακυρώσεις
Όταν μετακινείτε ένα ραντεβού σε άλλη ώρα ή μέρα, στον επόμενο συγχρονισμό το iSend βλέπει τη νέα ώρα και ενημερώνει την επαφή. Η υπενθύμιση φεύγει για τη σωστή ώρα, αρκεί να έχετε συγχρονίσει πριν την ώρα της υπενθύμισης.
Όταν διαγράφετε ένα ραντεβού από το Google Calendar, το iSend δεν το ξαναβλέπει και δεν αλλάζει τίποτα: η παλιά ώρα μένει γραμμένη στην επαφή και η υπενθύμιση θα έφευγε κανονικά. Σε ακύρωση, λοιπόν, ανοίξτε την επαφή στο iSend και καθαρίστε το πεδίο του ραντεβού, ή γράψτε εκεί την ημερομηνία του νέου ραντεβού αν κλείστηκε αμέσως άλλο. Αν ο πελάτης ακύρωσε μέσα από τον σύνδεσμο της υπενθύμισης, το iSend το έχει ήδη καταγράψει.
Η καθημερινή ρουτίνα
- Κλείνετε τα ραντεβού στο Google Calendar, στον υπολογιστή ή στο κινητό, με όνομα και επώνυμο ή κινητό στον τίτλο.
- Κάθε πρωί, ή πριν την ώρα που φεύγουν οι υπενθυμίσεις, ανοίγετε το iSend στις Ενσωματώσεις, βλέπετε την Προεπισκόπηση γεγονότων για να πιάσετε ραντεβού χωρίς επαφή, και πατάτε Συγχρονισμός Ημερολογίου.
- Νέο πελάτη τον προσθέτετε πρώτα στην ομάδα επαφών με κινητό, όνομα και επώνυμο, και μετά ξανατρέχετε τον συγχρονισμό.
- Σε ακύρωση, καθαρίζετε το πεδίο ραντεβού της επαφής.
Το στήσιμο της ίδιας της υπενθύμισης, πόσο πριν φεύγει και τι γράφει, είναι στο άρθρο για την αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι Google Workspace επί πληρωμή;
Όχι. Το Google Calendar ενός δωρεάν λογαριασμού Gmail έχει ό,τι χρειάζεται: ξεχωριστά ημερολόγια, επαναλαμβανόμενα γεγονότα, κοινή χρήση και εφαρμογή κινητού. Το Workspace προσφέρει το ίδιο ημερολόγιο με email στο δικό σας domain.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω ημερολόγιο που ανήκει σε συνεργάτη;
Ναι, αρκεί να το έχει μοιραστεί με τον λογαριασμό Google που συνδέετε στο iSend. Κάθε ημερολόγιο που εμφανίζεται στην αριστερή στήλη του Google Calendar σας, δικό σας ή κοινόχρηστο, εμφανίζεται και στη λίστα επιλογής του iSend.
Τι γίνεται αν γράψω λάθος το όνομα στον τίτλο;
Το γεγονός μετρά στα «παραλειφθέντα» του συγχρονισμού και δεν γράφεται πουθενά. Η προεπισκόπηση στο iSend σας δείχνει ποια γεγονότα δεν βρήκαν επαφή. Διορθώνετε τον τίτλο στο Google Calendar ή προσθέτετε το κινητό του πελάτη δίπλα στο όνομα, και ξανατρέχετε τον συγχρονισμό.